We stelden ze 5 vragen over dit proces. We zitten nu in de laatste fase van de ontwikkeling van dit nieuwe formulier dat binnenkort online komt! 

1. Met welke vraag kwam Stichting Sociaal Fonds bij jullie op de lijn? 

SSF had de wens om hun aanvraagformulier te digitaliseren. Tot nu toe werd de hele aanvraag ingevuld op een pdf-formulier. De pdf was niet altijd prettig in te vullen en je moest zelf de berekeningen maken. Of het zorgde voor een flinke papierwinkel van diegenen die de pdf uitprinten en invulden. Om dit proces voor zowel de aanvrager als het bestuur fijner te maken, klopte de adviseur Ron Bentvelzen namens het bestuur eind vorig jaar aan bij ons om mee te denken over hoe we dit goed aan kunnen pakken.  

2. Wat was de aanpak en hoe kwam die tot stand? 

We hebben eerst een intake-meeting gehouden, waarbij we de aanvraagformulieren van zowel het Sociaal Fonds van IenW als van Financiën hebben doorgenomen. Op basis hiervan stelden we eisen voor het nieuwe online formulier op en konden we op zoek naar een tool die aan deze eisen voldoet. We vonden het vooral belangrijk dat het formulier zo werd ingericht dat de aanvrager zo min mogelijk ‘onnodige’ informatie op hoeft te geven. Daarnaast wilden we ook de optie toevoegen dat de informatie die iemand opgeeft in het intakeformulier wordt meegenomen in het aanvraagformulier. Bovendien moest de tool voldoen aan strenge gegevensbeveiliging aangezien het om gevoelige, persoonlijke informatie gaat die men invult.  

3. Hoe ging FC te werk? 

Na de sessie met Ron zijn we aan de slag gegaan met het bouwen van de twee formulieren. Daarbij hebben we de koppeling tussen het intake- en aanvraagformulier gemaakt, zodat daarmee een van de vereisten was ondervangen. Tot slot hebben we vragen die eventueel overbodig zijn, ‘afhankelijk’ gemaakt. Dit betekent dat deze vragen alleen zichtbaar worden als het antwoord erop nodig is op basis van een eerder antwoord.  

Nadat we de formulieren intern hebben getest, gaven we een presentatie aan twee bestuursleden en Ron om feedback te ontvangen. Deze feedback zijn we op dit moment aan het verwerken, om zo hopelijk vanaf maart het digitale aanvraagformulier echt in werking te laten treden!  

4. Hoe verliep de samenwerking? 

De samenwerking was erg prettig. De eerste meeting met Ron was heel prettig en een goede start voor het hele proces. Het hielp enorm om fysiek bij elkaar te zitten om de wensen goed door te nemen. Daarna bleef er altijd een kort lijntje tussen ons en het fonds. Dan schakelt makkelijk en houd je de voortgang er goed in.  

5. Hoe trots ga je zijn op het eindresultaat? 

Dat we Stichting Sociaal Fonds echt verder hebben geholpen om hun wens te vervullen, maar dat we daarmee ook de deelnemers van het fonds een stukje gemak kunnen bieden. Iets wat je hen gunt, ze zitten immers niet in de meeste rustige periode van hun leven.  

Hieronder zie je twee afbeeldingen om je een idee te geven. Het aanvraagformulier hebben we zo ontwikkeld dat je geen dubbele informatie hoeft in te vullen, vragen pas in beeld komen als die echt van toepassing zijn en bedragen automatisch worden opgeteld. Afbeelding 1 zie je dus dat bepaalde vragen afhankelijk van elkaar zijn. Dit is een afbeelding van hoe het formulier aan de achterkant is opgebouwd en ziet de aanvrager zelf niet. Afbeelding 2 is hoe de aanvrager het ziet.