In een oude zandtrechter in Utrecht werd hard gebrainstormd over de rol van de vertegenwoordiger en manieren om SSF meer in de spotlight te krijgen. Naast de vertegenwoordigers waren ook Ron Bentvelzen, adviseur van het Fonds, en communicatieadviseurs Berline van de Ridder en Lisa Kranendonk aanwezig om de sessie te faciliteren. Hoe kijken deze laatste twee terug op de goedgevulde middag? En hebben zij nog handige tips over hoe we onze communicatiestrategie kunnen versterken? Wij vroegen ze het hemd van het lijf.
Vertel eens, wat is jullie rol binnen Stichting Sociaal Fonds?
Berline: “Sinds augustus 2017 helpen wij het Fonds bij hun communicatieactiviteiten. Zo hebben we de website (www.sociaalfondsminienw.nl) gebouwd, coördineerden we de ontwikkeling van het door studenten gemaakte animatiefilmpje, maakten we een toolkit met nieuwe promotiemiddelen en verzorgen we elk kwartaal de Nieuwsflits. We schrijven en redigeren nieuwsberichten en ervaringsverhalen, houden de website up-to-date en geven advies. Daarnaast helpen we dus ook bij het faciliteren van de vertegenwoordigersmiddagen.”
Communicatieadviseur Berline van de Ridder
Berline is als communicatieconsultant werkzaam bij Future Communication in Utrecht. Eén van haar eerste opdrachten was een opdracht bij Sociaal Fonds. Daardoor is zij al een tijd betrokken bij het Fonds en volgt ze de ontwikkelingen op de voet. In een paar uurtjes per maand, ondersteunt ze het fonds met allerlei communicatiewerkzaamheden. Daarnaast heeft ze altijd andere opdrachten waarvan er nu eentje bij een zelfstandig bestuursorgaan van IenW, de RDW. In haar vrije tijd spendeert ze veel tijd aan haar gezin, familie, vrienden en netwerk. Daarnaast houdt ze van sporten, een wandeling met de hond in het bos en het doen van vrijwilligerswerk.
Hoe gaan jullie te werk bij het organiseren van de vertegenwoordigersmiddag?
Lisa: “Alles start met een brainstorm; wat willen we precies uit de middag halen? Het was al snel duidelijk dat we dit keer de focus wilden leggen op de rol van de vertegenwoordiger en het vergroten van de zichtbaarheid van het Fonds. Vervolgens zijn we samen met Ron aan de slag gegaan met de hand-out voor vertegenwoordigers als aanvulling voor de toolkit.” Berline vervolgt: “In de hand-out komt de invulling van de middag terug. Uiteindelijk is de keuze gevallen op vier verschillende brainstorm-onderdelen met ieder een eigen, unieke werkvorm. Zo was het ene onderdeel plenair, terwijl de vertegenwoordigers bij andere onderdelen juist in groepjes samenwerkten. Op deze manier was het programma lekker divers, waardoor de energie bij de vertegenwoordigers hoog bleef. Dit is belangrijk, want het doel was natuurlijk om zoveel mogelijk waardevolle input te verzamelen.”
Welke onderwerpen kwamen er tijdens de middag aan bod?
Lisa: “Na de lunch, een voorstelrondje en een bestuursupdate van Ron, gingen we aan de slag met de brainstormonderdelen. Tijdens het eerste onderdeel dachten de vertegenwoordigers na over de verschillende soorten taken van een vertegenwoordiger. Vervolgens werd de groep opgesplitst in kleinere groepjes, waarin ze nadachten over manieren om de zichtbaarheid van het Fonds te vergroten. Na een welverdiende koffiepauze was het tijd voor het derde onderdeel: het bedenken van manieren waarop de vertegenwoordigers het bestuur kunnen ondersteunen. Het laatste onderdeel ging over hoe de in- en uitstroom van medewerkers het beste aangevlogen kan worden. Al met al dus een aardig vol programma.”
Communicatieadviseur Lisa Kranendonk
Lisa is net als Berline werkzaam als communicatieconsultant bij Future Communication. Naast Stichting Sociaal Fonds, voort ze verschillende soorten content- en communicatieopdrachten uit voor onder andere Rijkswaterstaat, PGGM, PLANgroep en de Provincie Noord-Brabant. In haar vrije tijd houdt ze van alles wat met gezelligheid te maken heeft. En Rocycle, om die gezelligheid een beetje te compenseren.
Klinkt inderdaad als een vruchtbare middag! Maar hoe nu verder? Wat gebeurt er met de opgeleverde input?
Berline: “Goede vraag! We hebben alle input die we tijdens de middag hebben opgehaald, gebundeld in een hand-out. Hierin kunnen de aanwezige vertegenwoordigers teruglezen wat er ook alweer allemaal besproken is. Daarnaast is het ook een handig naslagwerk voor de niet aanwezige bestuursleden en vertegenwoordigers.” Lisa: “Het is nu zaak dat de bedachte ideeën ook daadwerkelijk uitgevoerd worden. De bestuursleden gaan zich hierover buigen en tijdens de volgende vertegenwoordigersmiddag, die gepland staat in september, kijken we hoe het ervoor staat.”
Laatste vraag! Hoe kunnen de leden van Stichting Sociaal Fonds een steentje bijdragen aan het vergroten van de zichtbaarheid van het Fonds?
Lisa: “Het doel van Stichting Sociaal Fonds is natuurlijk om zoveel mogelijk collega’s in geldnood te helpen. Hiervoor is het belangrijk dat de zichtbaarheid van het Fonds vergroot wordt en hier kunnen we de hulp van de leden zeker goed bij gebruiken!” Berline: “Heb je een kennismaking met een nieuwe collega? Licht deze dan gelijk even in over het bestaan van het Fonds. Vang je iets op over een collega met geldproblemen? Onderneem dan actie en ga subtiel het gesprek aan.” Lisa: “Aarzel vooral niet, ook niet als je zelf hulp nodig hebt. Weet dat de vertegenwoordigers van het Fonds een geheimhoudingsplicht hebben en dat je verhaal bij hen meer dan veilig is. De eerste stap zetten is altijd lastig, maar het gaat je zeker helpen.”